PIM/DAM on fait le point pour vous.

Toute entreprise devrait capitaliser sur ses données. Qu’il s’agisse de données produit, clients, employés, fournisseurs… cette donnée doit être exploitable, réutilisable, évolutive, valorisable et sécurisée en temps réel.  Une bonne gestion de votre DATA vous permettra d’en faire un allié de taille pour votre e-business (performance commerciale, positionnement fort avec une image de marque homogène, meilleure gestion au quotidien, analyse des résultats …).

Mais pour que cette DATA devienne une vraie mine d’or, il est primordial de la centraliser, l’organiser et la mettre à jour, pour que chaque partie prenante puisse l’utiliser à bon escient.
Alors il existe un amoncellement d’outils “magiques” qui vantent le pouvoir de révolutionner votre e-business. Avec notre partenaire MaPS System nous avons souhaité rester réalistes et efficaces, en vous parlant concrètement de PIM et de DAM.

PIM

Définition

Quand vous entendez le mot PIM vous pensez à un gâteau ? Hélas, nous ne parlons pas de la même chose. En E-commerce, lorsque l’on parle de PIM, Product Information Management, nous parlons d’une solution qui permet de gérer toutes les données relatives à la promotion et à la vente de produits. Par données, nous entendons la description, la taille, les dimensions, les couleurs, la matière…  Mais avant d’exploiter ces données, il faut tout d’abord les importer et donc remonter à leur origine. Généralement, elles émanent de différentes sources ou bases de données tel qu’un ERP, ou un CRM. Le PIM va donc permettre de collecter et centraliser les données, afin d’en obtenir une version unique, qui seront alors disponibles en interne (collaborateurs) et en externe (fournisseurs, graphistes, traducteurs…).

Pour quels besoins

Toutes les entreprises n’ont pas besoin de PIM. En effet, si vos gammes de produits sont très restreintes, investir dans une solution PIM n’est pas nécessaire. Le but du PIM est de centraliser et structurer la masse d’informations au sein d’une seule et même source de référence. D’une pierre deux coups, cela vous permet également de faciliter la mise à jour de vos données mais aussi de pouvoir vérifier et diffuser facilement les informations produit. Une même plateforme rassemble toutes les données utiles aux différents services qui composent votre entreprise malgré les mises à jour que ces données ont subis dans le temps. Ainsi, cela permet également de simplifier les échanges avec vos acteurs externes comme vos fournisseurs ou distributeurs tout en adaptant l’information en fonction des canaux utilisés. L’information sera alors contrôlée et la qualité améliorée.

Comment ça fonctionne ?

Investir dans une solution PIM permet de faire le lien entre vos informations produit contenues dans vos diverses systèmes tels que vos ERP ou les classiques fichiers EXCEL pour ensuite permettre d’organiser toutes ces informations dans un modèle unique et uniforme. Ce référentiel regroupant toutes vos données produit, va être accessible de manière sécurisée en interne (collaborateurs) comme en externe (fournisseurs). Le travail est alors simplifié puisque la même version des informations est accessible à tous et l’aspect collaboratif devient plus facile grâce à la mise en place de workflows automatisés. Autre aspect simplifié grâce à cette même et unique source, est la gestion puis la diffusion de contenus produit vers vos divers canaux tels que le print, web, ou encore en point de vente.

Quelles données sont gérées ?

Avec une solution PIM, nous pouvons gérer uniquement les données dites froides. Ces dernières ne changent pas fréquemment et perdurent dans le temps à l’inverse des données chaudes qui sont susceptibles de changer de manière régulière. Parmi les données produit gérées par un PIM, nous retrouvons : 

• Les caractéristiques générales (le libellé, les références, les stocks (SKU) …).
• Les caractéristiques spécifiques (les dimensions, les coloris, la composition des produits …).
• Les caractéristiques marketing (les avantages du produit, les avis clients …).
• Les caractéristiques logistiques (le poids (brut et net), les dimensions des colis, les moyens de livraison …).

Quels métiers sont concernés ?

Une des missions principales du PIM est de permettre d’avoir un véritable travail collaboratif entre les équipes. Plus qu’un simple document partagé, il fédère autour d’une même source tous les usagers susceptibles de changer ou d’ajouter des références, compléter et enrichir des fiches produit ou encore d’ajouter des visuels tels que des images ou vidéos.

Une solution PIM est au service de plusieurs métiers : 

• E-commerce : Optimiser ses fiches produit en les enrichissant de données de qualité procure un impact direct sur les ventes. Les collaborateurs vont devoir se référer à ces contenus et travailler le SEO afin de donner de la visibilité à la marque.
• IT : ici, le rôle est plutôt rapporté à la sécurité. En effet, il faut s’assurer que les données sont structurées de manière claire et ordonnée et qu’elles circulent bien vers les canaux voulus.
• Marketing : un véritable travail de contextualisation s’opère. En fonction de la saisonnalité, du pays ciblé, de la langue parlée dans ce pays, de la devise utilisée, les données ne vont pas être les mêmes et requièrent une attention particulière. Cela permettra à l’organisation de proposer une expérience produit plus personnalisée et cohérente.
• Communication : les équipes dédiées à la communication s’occupent généralement de la diffusion vers les canaux choisis notamment les catalogues papier. Leur objectif est de réduire les coûts tant dans l’investissement financier qu’humain.
• Digital : la personne chargée du digital va s’occuper de rendre plus facile la création des données, leur évolution ainsi que la gestion de leur qualité.
• Acheteur : enfin, cette dernière typologie de métier a pour rôle de faciliter l’intégration des différents fournisseurs ainsi que la cohérence de l’offre proposée.

DAM

Définition

Le DAM (Digital Asset Management) permet de regrouper, organiser, stocker et partager en toute sécurité l’ensemble des contenus médias (Digital Assets) de l’entreprise.

De l’équipe marketing, communication, aux équipes commerciales, le DAM est une solution indispensable pour accélérer la performance et la productivité intra et inter-sociétés. De plus en plus plébiscité, il répond parfaitement à l’explosion des contenus digitaux liée aux pratiques de content marketing mais également à la tendance à digitaliser les contenus papier.

Pour quels besoins ?

La mise en place d’un DAM répond à de nombreux besoins comme :

• la centralisation des actifs numériques pour mieux contrôler leur utilisation et notamment en externe (distributeur, partenaire, filiales …).  
• l’amélioration de la gestion de la bibliothèque de produits. Même en ayant une organisation à toute épreuve, il est toujours difficile de gérer les bibliothèques d’images surtout quand on compte plusieurs intervenants. Il suffit d’un fichier mal répertorié pour frôler la catastrophe. Une bibliothèque DAM bien organisée est un gain de temps indéniable. Bien évidemment la gestion des accès est possible et à des niveaux différents. 
• l’homogénéisation de l’image de marque avec l’utilisation des mêmes contenus pour tous,  aussi bien pour une utilisation online, qu’offline (PLV). 
• l’utilisation et le partage des contenus grâce à une indexation claire et précise. Vous facilitez alors grandement le partage et la réutilisation de vos contenus. Il est possible d’étiqueter, indexer, récupérer et partager du contenu en utilisant des appellations claires et précises facilitant la recherche et le filtrage. 
• une commercialisation accélérée de vos produits. Lors du lancement d’un produit ou encore de sa mise à jour, évitez de perdre des heures précieuses à rechercher la bonne description, la bonne photo … Si votre bibliothèque de données numériques est régulièrement actualisée,  alors mettre à jour votre site web et vos supports marketing se fera en un claquement de doigt. Un gain de temps considérable pour se consacrer à la promotion sur les réseaux sociaux ou encore préparer vos campagnes d’emailing.

Quelles données sont gérées ?

Parmi les données froides gérées dans une solution DAM, nous retrouvons toutes les données marketing telles que des vidéos, photos, infographies, catalogues… Plus communément, nous appelons ces données les Digital Assets.

Quels métiers sont concernés ?

Qu’importe l’entreprise et son secteur si celle-ci dispose d’une quantité importante de contenus multimédia, disposer d’une solution DAM peut devenir une véritable plus-value. Son usage n’est pas réservé à une typologie de métiers, plusieurs peuvent en éprouver la nécessité.

• Communication & marketing : ces deux services sont de grands friands de médias pour les utiliser dans leurs actions. Une solution qui leur permet un accès centralisé facilite leur travail et le partage de ces données numériques avec l’externe comme les clients, prestataires ou encore fournisseurs. 
• Équipes de création : pour réaliser les contenus à diffuser lors des actions marketing ou de communication, il est probable que l’entreprise fasse intervenir une équipe de création pour l’aspect visuel. Pour ce faire, ces collaborateurs ont besoin d’avoir accès aux ressources numériques qu’ils vont alors exploiter à leur convenance. Avoir une plateforme commune facilite le dialogue entre les équipes créatives ainsi que les équipes dédiées au marketing.
• Partenaires : si l’entreprise travaille de manière récurrente ou non avec des prestataires, il est facile pour elle de partager ses fichiers et de faciliter leur compréhension. De manière contrôlée, il est simple de transférer ou de recevoir des données multimédia sans mettre en danger le reste des données importées précédemment dans la solution.
• Distributeur ou revendeur : en fonction des produits, un distributeur peut exiger du fabricant des formats spécifiques de transmission concernant les données. En effet, en fonction du secteur, notamment l’industrie du bâtiment ou le secteur pharmaceutique par exemple, des formats spéciaux sont imposés concernant les fiches produit. Fabricants et distributeurs doivent donc travailler ensemble autour d’une même source pour éviter les mauvaises transmissions de données médias.

5 raisons d’intégrer une solution DAM dans votre PIM

Créer une véritable expérience client sur un site e-commerce passe également par la présence de médias. En effet, nous sommes nombreux à acheter un produit grâce aux photos ou vidéos qui présentent ce dernier. Disposer d’une solution DAM, a plusieurs avantages : 

• Effacer les silos organisationnels : Dans une entreprise qui se passe d’une solution DAM, les ressources visuelles ne sont pas centralisées dans une même source. Il devient difficile pour les équipes notamment du marketing de gérer et de garder le contrôle sur ces éléments. 
• Disposer d’une source unique : toutes les ressources numériques que détient une entreprise se retrouvent de manière sécurisée dans un lieu unique. Ce référentiel média unique va permettre aux usagers disposant d’un accès de pouvoir créer, organiser, utiliser encore et encore les Digital Assets qu’ils désirent. Ainsi, ces collaborateurs vont travailler sur une plateforme qui partage l’ensemble des visuels ajoutés précédemment tout en disposant d’une version récente et synchronisée.
• Maîtriser les différents usages liés aux ressources numériques : Dans une solution DAM, toutes les ressources ne sont pas accessibles à tous. En effet, les utilisateurs ont la possibilité de rendre actif ce qui est accessible, modifiable ou non. Cela implique d’octroyer l’accès aux équipes présentes en interne mais également les membres externes comme les photographes ou encore les graphistes. L’organisation peut alors disposer d’une vue d’ensemble et ainsi réguler la conformité des médias qui doivent répondre à des exigences légales. Par exemple, les photos des mannequins disposent de crédit et ne sont pas diffusables à vie selon le contrat signé.
• Organiser les ressources à une stratégie omnicanale : en adoptant des profils médias de façon personnalisée, les usagers peuvent, de manière automatique, adapter les Digital Assets en fonction des canaux de communication choisis sans avoir à modifier le fichier original. Cela implique les dimensions, la résolution, le poids du média etc.
• Bénéficier d’un gain de temps : puisque toutes les ressources sont rassemblées dans une plateforme unique et sécurisée, le travail est alors facilité. Pour optimiser la productivité, des workflows sont intégrés afin de permettre aux équipes de pouvoir suivre les contenus de leur création dans la plateforme, à leur diffusion.

Conclusion

La DATA étant le nerf de la guerre de toute entreprise, sa gestion ne s’improvise pas.
Elle doit être réfléchie en amont pour anticiper les besoins à court, moyen et long terme et être au service de la performance de votre eshop pour en booster les ventes. Notre partenaire MaPS System ainsi que nos équipes sont à votre disposition pour échanger sur vos besoins, vos réflexions … et surtout pour relever le challenge de vos ambitions.