Cadrage projet AMOA : 1ère étape vers le succès d’un site marchand abouti

“Pour ce qui est de l’avenir, il ne s’agit pas de le prévoir mais de le rendre possible”
– Antoine de Saint-Exupéry

La réussite d’un site e-commerce passe avant tout par une réflexion préalable, destinée à cadrer le projet et considérer l’ensemble des critères dont on devra tenir compte pour mettre en œuvre une stratégie réussie. La mise en service d’un site marchand a des répercussions inévitables sur l’organisation de l’entreprise. Les impacts doivent être anticipés, analysés avec l’ensemble des parties prenantes du projet (marketing, commercial, produits, relation client, comptabilité, logistique, etc.).
C’est pourquoi l’étape de cadrage du projet est PRIMORDIALE pour ne pas partir tête baissée et à toute vitesse, dans un projet fantasque qui risquerait de vous coûter quelques plumes (délais allongés, budget non maîtrisé, équipe épuisée voire démotivée …).

Lumière sur cette première étape inévitable qu’est la phase de cadrage, pour que votre projet e-commerce (création, refonte, mise à jour, évolution …) emprunte la voie de la réussite en alliant sérénité, maîtrise et plaisir !

1- Qu’est-ce qu’un cadrage projet en AMOA ?

Un cadrage projet en AMOA permet de construire la feuille de route fonctionnelle et stratégique de votre projet e-commerce, afin de mettre celui-ci sur de bons rails et éviter toute mauvaise surprise pendant son exécution.

Chaque société est constituée d’un ensemble plus ou moins complexe de services qu’il faut faire collaborer entre eux (comptabilité, logistique, marketing, RH …) qu’ils soient touchés directement ou indirectement par ce nouveau projet. Cela passe par une mise en œuvre technique d’outils en vue d’améliorer les processus métiers, permettant aux équipes de rester concentrées sur le cœur de leur activité.
C’est pourquoi une vision extérieure, neutre et nouvelle alliant fonctionnel et technique plus pointue, améliore la conduite et la visibilité globale du projet.

L’AMOA (Assistance/Assitant à Maîtrise d’Ouvrage) est le lien entre le maître d’ouvrage (MOA = pour qui est réalisé le projet soit le client) et le maître d’oeuvre (MOE = celui qui va réaliser et/ou être en charge du projet).

L’AMOA a pour missions :

• de comprendre les besoins, motivations et contraintes
• d’étudier les opportunités et faisabilités
• de lier fonctionnel et technique
• d’apporter des méthodologies
• de fixer les priorités avec la MOA et MOE
• de coordonner le projet

L’AMOA en quelques mots :

• échange, écoute, dialogue
• proposition, innovation
• intermédiaire, traducteur
• rationnel, pragmatique

2- L’accompagnement AMOA en 4 phases clef

Phase 1 : le diagnostic

Premier point de départ, s’accorder sur les constats (situation actuelle) et les attendus (situation visée, la médaille d’or). Pour se faire, l’AMOA organise et planifie des réunions de travail avec les décideurs, les utilisateurs finaux et tous les métiers qui seront impactés de près comme de loin par le projet (ex: service commercial, marketing, comptabilité, relation client …). Ces réunions, ateliers ont pour objectif de mieux cerner les attentes.
Cette étape est primordiale, car elle permet de s’assurer de la cohérence des demandes du client par rapport au système d’information existant et à l’évolution attendue des usages.

Phase 2 : la stratégie

Cette deuxième phase, plus stratégique, consiste à définir le point d’arrivée, ce que l’on vise (création d’un site e-commerce, amélioration du parcours client, optimisation des process …). Après avoir recueilli et analysé l’ensemble des besoins, vient l’heure des recommandations stratégiques qui définiront le cadre ainsi que les décisions à prendre pour mener à bien la mission.

En effet, il est préférable de connaître en amont de toute prise de décision, les système, solution et autres outils à conserver ou à changer (par exemple ERP, CRM …).
Il est possible lors de cette phase, de découper le projet “en lot”. Par exemple la mise en ligne d’une version 1 du site pour identifier les challenges techniques que présente le projet avant de finaliser une seconde version, plus aboutie au niveau de l’utilisation et des fonctionnalités.

Une fois ces besoins identifiés, l’AMOA les retranscrit dans un cahier des charges. Ce document détaille de manière claire et structurée les spécifications techniques du projet, qui sera transmis aux équipes de réalisation.

Phase 3 : la gestion de projet

Il s’agit d’assister le client dans la réalisation de son projet: pilotage des différents intervenants du projet, vérification de la bonne compréhension des informations mais aussi de la bonne exécution de chaque jalon … L’AMOA est en quelque sorte le chef d’orchestre qui va s’assurer que chaque acteur (équipe client, équipe technique, direction …) joue la bonne note au bon moment pour une mélodie harmonieuse. Il se charge de l’analyse fonctionnelle (test de débogage), de la version bêta du site afin d’identifier les éventuels bugs et anomalies, pour finalement procéder au recettage. Cette étape de recettage s’effectue en présence des utilisateurs finaux pour s’assurer de la bonne conformité du projet par rapport aux spécifications techniques du cahier des charges.

Phase 4 : La conduite au changement

Une fois l’étape de recettage validée, il est temps d’enclencher la phase de déploiement auprès des utilisations. Des formations sont dispensées (à distance ou en présentiel) pour la prise en main du nouvel outil ou des nouvelles fonctionnalités mais aussi rassurer sur les évolutions et les changements qui impactent les habitudes de travail ou encore les process métiers actuels.
On parle ici bien évidemment de conduite au changement. Cet accompagnement au changement est nécessaire, même vital, pour assurer l’adhésion de l’ensemble des parties prenantes au projet. C’est pourquoi cette phase est parallèlement menée dès l’étape du diagnostic. La conduite au changement est une condition pour la réussite du projet mais malheureusement trop souvent bâclée voire délaissée. Le projet même si abouti et pleinement fonctionnel peut devenir un “fiasco” s’il n’a pas l’adhésion des parties prenantes / utilisateurs (ex: outil sur tablette pour des commerciaux…).

3- La règle des 3A by TBD Group

Il est nécessaire de faire un cadrage en amont de tout projet e-commerce. Mais il est tout aussi important d’interroger régulièrement son site marchand et les équipes en charge de celui-ci, pour garantir à votre e-shop une santé de fer. Pour cela une seule règle à suivre : la règle des 3A.
Code de bonne conduite pour assurer un site marchand fonctionnel, efficient et sécurisé, la règle des 3A permet de faire un tour d’horizon de sa plateforme (technique, fonctionnel, sécurité, focus client …) pour toujours avoir un coup d’avance.

AUDITER

Fonctionnel : quels sont les usages, les bonnes pratiques ?
Technique : les normes sont-elles respectées ? Le code, et les modules sont-ils bons et utiles ?
Sécurité : Ai-je les dernières mises à jour ? Les patchs sont-ils appliqués ?
Performance : Quelles sont les capacités d’accueil de ma plateforme ?
Infrastructure : Ai-je une bonne infrastructure pour accueillir mes clients et évoluer ?
AMOA (cadrage à 360° de votre projet) : Ai-je une vision assez globale, la maîtrise des impacts et des flux ?

ANTICIPER

Les nouveaux besoins techniques et/ou humains
La saisonnalité des produits
Les fortes périodes (Noël, Pâques, soldes, fêtes des mères, pub TV …)
L’influence du site, sa notoriété
L’ouverture de canaux de distribution (magasins, langues/pays)
La logistique (SAV, stocks)
Le renseignement du catalogue (shooting, descriptif produits, tarifs …)

ADAPTER

Les montées en puissance
Les annonces & sorties produit (newsletter, réseaux sociaux…)
Les tarifications spéciales
L’usage de nouveaux outils (CDN, PIM…)

Conclusion

La phase de cadrage malheureusement trop souvent négligée reste la première cause des budgets qui débordent, des délais qui s’allongent, des équipes démotivées … et malheureusement dans certains cas, d’abandon total du projet. Un projet réussi est un projet MAITRISE !
Auditer – Analyser – Adapter : règle d’or à suivre sans modération.
Pour en savoir plus sur cette phase de cadrage, contactez-nous sans plus attendre.